I sve to može funkcionirati, ali samo neko vrijeme.
Problem nastaje kada gazda zaposli još ljudi, smjene se počnu mijenjati, netko je na godišnjem odmoru, netko je odsutan, a voditelj poslovanja više nije siguran koja je verzija rasporeda posljednja.
Tada nije problem u tome što mala tvrtka nema dovoljno alata, već u tome što ih ima previše i što uopće nisu povezani.
Kada jedna Excel tablica više nije dovoljna
Ako se smjena promijeni, treba izmijeniti raspored i obavijestiti ljude. Ako netko ode na godišnji odmor, treba provjeriti postoji li dovoljno ljudi u istoj smjeni.
To je samo ilustrativan primjer, ali vrlo je realno da na taj način još uvijek radi dobar dio manjih tvrtki.
Takav sustav još i može proći dok je u firmi zaposleno četvero ili petero ljudi, ali s deset, dvadeset ili pedeset ljudi ovakav „papirnati” način organizacije vrlo lako počinje oduzimati vrijeme i stvarati pogreške.
Evidencija radnog vremena na jednom mjestu
Odoo kroz svoje HR alate omogućuje praćenje dolazaka i odlazaka zaposlenika, kao i pregled odrađenog vremena.
Prednost nije samo u digitalnoj evidenciji. Puno je važnije što se podatak nalazi u istom poslovnom sustavu u kojem se mogu pratiti zaposlenici, rasporedi i odsustva.
Time se smanjuje ručno prepisivanje i mogućnost da se isti podatak vodi na nekoliko različitih mjesta.
Sličan princip vrijedi i za druge poslovne procese: kada se ponavljajući zadaci povežu i automatiziraju, manje je ručnog rada i provjeravanja, o čemu smo više pisali u blogu Odoo i AI automatizacija: manje ponavljanja, više kontrole.
Smjene i rasporedi bez stalnog prepravljanja tablica
Halooo... ljudi, tko radi sutra ujutro?
Takva zbrka nastaje pogotovo ako se te informacije nalaze u nekoliko različitih tablica ili, još gore, u SMS ili WhatsApp porukama.
Zato Odoo Planning omogućuje planiranje rasporeda i smjena zaposlenika na jednome mjestu.
Voditelj tima tako ima pregled tko radi, kada radi i gdje postoji potreba za zamjenom zaposlenika ili promjenom rasporeda.
Lakše je i zaposlenicima jer na jednome mjestu mogu vidjeti svoj raspored umjesto da traže posljednju verziju tablice ili poruke u grupnom chatu.
Godišnji odmori i odsustva bez dodatne evidencije
Kada zaposlenik pita može li uzeti slobodne dane, voditelj obično provjeri raspored, potvrdi odsustvo i zatim ga negdje evidentira. Problem nastaje kada se takvi zahtjevi počnu gomilati.
U Odoou se zaposleniku dodjeljuje određeni broj dana godišnjeg odmora. On u sustavu može provjeriti koliko mu je dana preostalo i poslati zahtjev za željeno razdoblje, a odgovorna osoba zahtjev odobrava ili odbija.
Voditelj pritom ima pregled odsutnosti ostalih zaposlenika pa lakše može procijeniti hoće li u određenoj smjeni ili odjelu ostati dovoljno ljudi.
A što kada postoje razdoblja u kojima zbog povećanog opsega posla svi trebaju biti na radnome mjestu?
Takva se razdoblja mogu unaprijed označiti u Odoou i za njih onemogućiti podnošenje zahtjeva za godišnji odmor. Ograničenje se može postaviti za određeni odjel ili cijelu tvrtku, ovisno o organizaciji posla.
Umjesto dogovora kroz poruke i naknadnog upisivanja u tablice, raspoloživi dani, zahtjevi i odobrena odsustva prate se na jednome mjestu.
A gdje su dokumenti zaposlenika?
Odoo omogućuje povezivanje podataka i dokumenata sa zaposlenicima i poslovnim procesima.
DMS zato u ovom slučaju nije svrha samome sebi. Njegova je vrijednost u tome što informacije vezane uz zaposlenika nisu razbacane po računalu, e-mailu i registratorima, nego ih je lakše organizirati i pronaći kada su zaista potrebne.
Treba li ovakav sustav i maloj tvrtki?
Rasporede smjena, godišnje odmore i evidenciju radnog vremena vodi direktor, voditelj ili administrator koji uza sve to radi još mnogo drugih poslova.
Zato maloj tvrtki nije ni potreban kompliciran HR sustav, već sustav koji će smanjiti broj tablica, poruka i ručnih provjera.
Nekoj tvrtki to će postati potrebno s osmero zaposlenika, a drugoj tek s dvadeset. Puno je važnije koliko vremena odlazi na administraciju i koliko se često događa da ljudi rade prema različitim verzijama istog rasporeda.
Prednost Odooa je što ne morate uvoditi sve odjednom
Ukaže li se kasnije potreba za drugim funkcionalnostima, sustav se može nadograđivati.
Za malu tvrtku puno je važnije da sustav prati način na koji stvarno radi jer cilj digitalizacije nije dodati još jedan program, već eliminirati dio svakodnevnih pitanja poput:
Želite li provjeriti može li Odoo pojednostaviti evidenciju radnog vremena, smjene, rasporede i godišnje odmore u vašoj tvrtki, javite nam se.
U idućem blogu „Godišnji odmori u Odoou: od dodjele dana do odobrenja zahtjeva” detaljnije ćemo pokazati kako zaposleniku dodijeliti dane godišnjeg odmora, kako on šalje zahtjev, tko ga odobrava i kako postaviti ograničenja za razdoblja povećanog opsega posla.