Validator eRačuna: zašto nije dovoljno samo “poslati XML”
Kod eRačuna se često misli da je dovoljno izraditi XML datoteku i poslati je kupcu.
U praksi nije baš tako.
E-račun mora biti tehnički ispravan, strukturiran prema propisanim pravilima i prihvatljiv sustavu kroz koji se šalje. Ako u dokumentu nešto nije dobro postavljeno, račun može biti odbijen, zapeti kod posrednika ili uzrokovati probleme kod primatelja.
Zato postoji validator eRačuna.
Validator ne služi tome da “pročita račun kao čovjek”, nego da provjeri je li dokument tehnički ispravan za slanje i razmjenu u sustavu eRačuna.
Što provjerava validator eRačuna?
Validator eRačuna provjerava strukturu XML dokumenta i osnovnu usklađenost s pravilima koja eRačun mora zadovoljiti.
To može uključivati provjere kao što su:
- je li XML datoteka ispravno formirana
- postoje li obavezna polja
- jesu li podaci u očekivanom formatu
- jesu li iznosi, porezi i stavke pravilno strukturirani
- odgovara li dokument propisanoj shemi
- može li se takav dokument tehnički obraditi kao eRačun
Drugim riječima, validator pomaže otkriti greške prije nego što račun pošaljete kupcu.
To je posebno korisno kada uvodite novi sustav, testirate ERP, radite integraciju s posrednikom ili provjeravate zašto neki račun ne prolazi.
Zašto eRačun može pasti na validaciji?
E-račun može izgledati ispravno kada ga gledate kao PDF ili ispis, ali XML u pozadini može imati problem.
Najčešći problemi su:
- nedostaje obavezni podatak
- krivi format datuma
- neispravan OIB
- neusklađeni iznosi na stavkama i ukupnom iznosu
- pogrešno označena stopa PDV-a
- pogrešan tip dokumenta
- krivo mapirani podaci iz ERP-a
- neispravna struktura XML-a
To su greške koje korisnik često ne vidi, ali ih sustav za razmjenu eRačuna vidi odmah.
Zato validacija ima smisla prije produkcijskog slanja, posebno kod prvih testova i kod migracije na novi sustav.
Validator nije isto što i AMS provjera
Važno je razlikovati dvije stvari.
Validator eRačuna provjerava dokument.
AMS provjera provjerava gdje je primatelj registriran za zaprimanje eRačuna.
Dakle:
- validator odgovara na pitanje: je li moj eRačun tehnički ispravan
- AMS odgovara na pitanje: gdje mogu poslati eRačun za ovaj OIB
Za stabilan proces slanja eRačuna često trebate oboje.
Prvo provjeriti da je dokument ispravan, a zatim provjeriti gdje se primatelj nalazi u sustavu za zaprimanje.
Kada koristiti validator eRačuna?
Validator je koristan u nekoliko situacija.
1. Kada uvodite eRačune
Prije nego krenete slati račune kupcima, dobro je testirati nekoliko primjera računa.
Na taj način se odmah vidi jesu li podaci iz ERP-a dobro mapirani i prolaze li računi tehničku provjeru.
2. Kada mijenjate ERP ili program za fakturiranje
Ako prelazite na novi sustav, ne treba pretpostaviti da će eRačuni automatski biti ispravni.
Treba provjeriti kako novi sustav generira XML, kako popunjava kupce, porezne oznake, stavke, valute, jedinice mjere i ukupne iznose.
3. Kada radite integraciju s posrednikom
Ako se spajate s posrednikom za eRačune, validator pomaže otkriti je li problem u dokumentu ili u samoj komunikaciji s posrednikom.
To skraćuje vrijeme testiranja i smanjuje ping-pong između korisnika, ERP partnera i posrednika.
4. Kada račun ne prolazi
Ako eRačun ne prolazi, prvo pitanje nije “tko je kriv”, nego:
Je li dokument tehnički ispravan?
Validator pomaže brzo suziti problem.
5. Kada želite provjeriti vlastiti sustav
Ako razvijate vlastito rješenje, koristite Odoo, prilagođeni ERP ili neku integraciju, validacija je obavezna kontrolna točka.
Odoo i eRačuni
Odoo može slati eRačune i automatski zaprimati eRačune, ali kvaliteta procesa ovisi o implementaciji, lokalizaciji i povezivanju s posrednikom.
Mi radimo Odoo implementacije i integracije za eRačune te smo spojeni s nekoliko posrednika.
To znači da Odoo može biti centralno mjesto za:
- izdavanje eRačuna
- slanje eRačuna prema posredniku
- automatsko zaprimanje ulaznih eRačuna
- povezivanje ulaznih računa s dobavljačima
- daljnju obradu u računovodstvu
- arhivu i kontrolu dokumenata
Za tvrtke koje već koriste Odoo, to je velika prednost jer eRačuni ne moraju biti odvojeni proces u zasebnom programu.
Umjesto toga, računi se mogu obrađivati unutar poslovnog sustava u kojem se već nalaze kupci, dobavljači, proizvodi, prodaja, nabava, skladište i računovodstvo.
Uslugu možete ugovoriti i preko nas
Ako koristite Odoo ili planirate uvesti Odoo, uslugu slanja i zaprimanja eRačuna možete ugovoriti i s nama.
Prednost je u tome što ne dobivate samo tehnički modul, nego cjelovito postavljanje procesa:
- konfiguracija Odoo sustava
- povezivanje s posrednikom
- testiranje slanja eRačuna
- testiranje zaprimanja eRačuna
- provjera grešaka
- prilagodba procesa vašem poslovanju
- podrška nakon puštanja u rad
Za klijente koji ugovore uslugu kroz ugovornu obvezu, sam modul se ne plaća dodatno.
Drugim riječima, ne plaćate posebno modul kao izdvojeni trošak, nego se rješenje uključuje u ugovoreni paket usluge.
To je posebno korisno za tvrtke koje ne žele same istraživati posrednike, module, tehničke postavke i greške u XML-u, nego žele da sve radi kroz njihov postojeći poslovni sustav.
Validator kao prvi korak
Validator eRačuna je dobar prvi korak za sve koji žele provjeriti jesu li njihovi eRačuni tehnički spremni.
Ako dokument ne prolazi validaciju, bolje je to otkriti odmah nego nakon što račun zapne kod slanja ili ga kupac ne može zaprimiti.
Ako prolazi validaciju, sljedeći korak je provjeriti primatelja kroz AMS i osigurati da se račun šalje prema ispravnom sandučiću.
Zaključak
Kod eRačuna postoje dva ključna pitanja:
Je li eRačun ispravan?
Za to koristimo validator.
Gdje će ga moj posrednik poslati?
Za to koristimo AMS provjeru.
Ako koristite Odoo, proces se može dodatno pojednostaviti jer Odoo može slati i automatski zaprimati eRačune. Uz pravilnu implementaciju, eRačuni postaju dio redovnog poslovnog toka, a ne dodatni ručni posao.
Mi vam možemo pomoći s provjerom, implementacijom, povezivanjem s posrednicima i postavljanjem cijelog procesa u Odoo.
Validator eRačuna možete koristiti ovdje: