Odoo CRM automatizacija: od prvog e-maila do follow-upa bez ručnog prepisivanja
Jedno od pitanja koje često dobijem od ljudi koji proučavaju Odoo je:
„Koliko zapravo možemo automatizirati prodajni proces bez custom developmenta?“
Odgovor je: dosta.
Ali automatizacija nema smisla ako prije toga nije jasno definirano što se treba dogoditi s leadom od trenutka kada se javi do trenutka kada kupi, odustane ili jednostavno prestane odgovarati.
Evo nekoliko konkretnih pitanja koja redovito prolazimo.
Može li svaki prodajni tim imati svoju e-mail adresu?
Može.
Primjerice:
U Odoo CRM-u prodajni tim može imati svoj e-mail alias.
Ako potencijalni klijent pošalje poruku na odoo@domena.hr, iz te poruke može se automatski kreirati lead u odgovarajućem prodajnom timu.
Nema prosljeđivanja mailova kolegama uz:
„Je li ovo tvoje ili moje?“
Sustav već zna kamo upit pripada.
Što ako želim adrese koje nisam unaprijed kreirala?
Tu postaje zanimljiv catchall.
Mi koristimo catchall na domeni pa možemo definirati aliase za različite procese.
Primjerice, za projekt možemo imati:
linkedin@servisiram.hr
Mail poslan na tu adresu može automatski otvoriti novi zadatak na projektu LinkedIn, u početnoj fazi „Zahtjevi“.
Ista logika može se koristiti za CRM, Helpdesk, projekte i druge procese.
E-mail tada više nije samo poruka.
On postaje ulaz u poslovni proces.
Ostaje li daljnja komunikacija u Odoo-u?
Da.
I to mi je jedan od većih benefita.
Odgovori, pitanja, privici i daljnja komunikacija mogu ostati vezani uz konkretan lead, ticket ili zadatak.
Ne moramo kopirati mail iz Gmaila u CRM pa nakon toga zapisivati što smo odgovorili.
Povijest komunikacije ostaje tamo gdje se posao stvarno vodi.
Mogu li imati gotove predloške odgovora?
Da.
Ako deset puta tjedno odgovaramo na isto pitanje, nema razloga da deset puta pišemo isti odgovor.
Možemo imati template za:
prvi odgovor na upit
zahtjev za dodatnim informacijama
slanje ponude
potvrdu sastanka
podsjetnik
odgovor nakon sastanka
odbijanje upita koji nije za nas.
Predložak ne znači da svaki klijent mora dobiti robotski identičnu poruku.
Znači da zaposlenik ne mora svaki put ponovno pisati 80% teksta koji se ne mijenja.
Ostalih 20% personalizira.
Može li se odgovor automatizirati prema fazi CRM-a?
Može.
I tu automatizacija počinje imati puno više smisla.
Primjerice:
Lead dođe u Novi upit.
Klijent automatski dobije potvrdu da je upit zaprimljen.
Lead prijeđe u Kvalificiran.
Kreira se aktivnost prodavaču da dogovori sastanak.
Prijeđe u Ponuda poslana.
Nakon određenog vremena može se kreirati follow-up aktivnost.
Prijeđe u Won.
Pokreće se sljedeći proces: projekt, onboarding ili neka druga aktivnost.
Prijeđe u Lost.
Možemo evidentirati razlog zašto posao nije dobiven i kasnije analizirati te podatke.
Ne mora svaki korak slati automatski mail.
Ponekad automatizacija treba samo podsjetiti čovjeka što treba napraviti.
To je često bolja automatizacija.
Može li Odoo automatski odgovoriti svakome tko pošalje upit?
Tehnički možemo napraviti svašta.
Poslovno bih prvo pitala treba li.
Automatska potvrda zaprimanja ima smisla.
Automatski generiran prodajni odgovor bez dovoljno konteksta možda nema.
Cilj automatizacije nije izbaciti čovjeka iz svake komunikacije.
Cilj je izbaciti nepotrebno klikanje i ponavljanje.
Možemo li pratiti odakle je lead došao?
Da, ako pravilno postavimo izvore i kampanje.
Tada više ne gledamo samo:
„Imamo 50 leadova.“
Možemo gledati:
Koliko ih je došlo s weba?
Koliko s određene kampanje?
Koliko ih je poslalo upit?
Koliko ih je dobilo ponudu?
Koliko ih je kupilo?
Koliki je prihod nastao iz pojedinog izvora?
To je velika razlika između CRM-a kao adresara i CRM-a kao prodajnog sustava.
A gdje tu ulazi AI?
Tek kada imate podatke i procese, AI postaje stvarno zanimljiv.
Umjesto klikanja po deset filtera, ideja je da možete pitati sustav:
„Koliko novih leadova imamo ovaj mjesec?“
„Koliko ih je došlo preko weba?“
„Koje ponude čekaju odgovor duže od sedam dana?“
„Koji prodajni tim ima najbolju konverziju?“
Ali AI ne popravlja loše postavljen CRM.
Ako ne bilježite izvore, faze i aktivnosti, nema čarobnog prompta koji će naknadno izmisliti kvalitetne podatke.
Koliko toga treba customizirati?
Manje nego što ljudi često misle.
Odoo već ima velik dio potrebnih mehanizama.
Pravi posao je odlučiti:
što želite automatizirati
što mora ostati ljudska odluka
koje informacije treba bilježiti
tko je za što odgovoran
što se treba dogoditi kada lead promijeni fazu.
Zato prije razvoja uvijek vrijedi jedno pitanje:
Koji problem ovom automatizacijom pokušavamo riješiti?
Jer najbolja automatizacija nije ona koja ima najviše akcija.
Najbolja je ona koju nakon nekoliko mjeseci više ni ne primjećujete jer proces jednostavno radi.