Prodaja vodi svoje tablice, skladište ima zasebnu evidenciju, a računovodstvu se dokumenti šalju e-poštom. Dok je posla manje, takav način rada može funkcionirati. No s rastom poslovanja sve više vremena odlazi na prepisivanje podataka, provjere i traženje informacija.
Implementacija ERP programa omogućuje povezivanje tih poslova u zajednički sustav. Ali prije nego što zaposlenici počnu raditi u njemu, potrebno je dogovoriti što sustav treba obuhvatiti, pripremiti podatke i provjeriti kako će izgledati svakodnevni rad.
Što trebate pripremiti i kako izgleda taj proces?
Što obuhvaća implementacija ERP programa?
ERP povezuje različite dijelove poslovanja, primjerice prodaju, nabavu, skladište i računovodstvo. Implementacija obuhvaća analizu načina rada, postavljanje sustava, prijenos dogovorenih podataka, potrebna povezivanja s drugim alatima, testiranje i edukaciju zaposlenika.
Primjerice, u trgovačkoj tvrtki cilj može biti da potvrđena prodajna narudžba pokrene daljnje korake u skladištu i izdavanju računa, bez ponovnog upisivanja istih podataka. Kako bi to funkcioniralo, prethodno treba dogovoriti tko obrađuje narudžbu, kada se roba rezervira i kako se evidentira isporuka.
Zato uvođenje počinje razgovorom o poslovanju i problemima koje želite riješiti
Prije početka zapišite gdje posao zapinje
Ne trebate pripremiti opširnu tehničku dokumentaciju. Za prvi razgovor korisnije je opisati nekoliko stvarnih situacija:
Koje podatke upisujete više puta?
Gdje najčešće nastaju pogreške ili kašnjenja?
Koje informacije morate tražiti od kolega?
Što vam nedostaje u postojećem programu?
Koji bi vam posao trebalo prvo olakšati?
Ako, primjerice, prodaja kupcu obeća robu koje nema na skladištu, objasnite kako danas provjeravate zalihe i u kojem trenutku nastaje nesporazum. Takav primjer timu za implementaciju govori više od zahtjeva da želite „bolju organizaciju”.
Odredite i prioritete: što mora raditi pri pokretanju sustava, a što možete uvesti poslije. Tako ćete lakše uskladiti opseg projekta s raspoloživim vremenom i proračunom.
Odredite tko u tvrtki vodi projekt
Tim za implementaciju treba sugovornika koji poznaje poslovanje, prikuplja informacije i može donositi odluke ili osigurati njihovo pravodobno donošenje.
U maloj tvrtki to može biti vlasnik ili voditelj poslovanja. Važno je da ta osoba ima vremena za projekt i da u razgovore uključi zaposlenike koji svakodnevno obavljaju pojedine poslove.
Primjerice, osoba koja radi u skladištu najbolje zna kako se obrađuju povrati ili što se događa kada pristigne samo dio naručene robe. Ako takve situacije razmotrite na početku, lakše ćete izbjeći naknadne izmjene.
Kako izgleda uvođenje ERP sustava?
1. Analiza poslovanja i dogovor opsega
Najprije se utvrđuju postojeći procesi, problemi i ciljevi. Zatim se dogovara koje će poslove sustav obuhvatiti, tko sudjeluje u projektu i prema kojim će se kriterijima provjeriti je li rješenje spremno za rad.
2. Postavljanje sustava i priprema podataka
Slijedi postavljanje odabranih funkcionalnosti, korisničkih prava i dogovorenih tijekova rada. U ovoj fazi pripremaju se i podaci za prijenos, poput kupaca, dobavljača, artikala i početnih zaliha.
Prije prijenosa provjerite duplikate, zastarjele zapise i nepotpune podatke. Novi sustav bit će korisniji ako u njega unesete provjerene informacije.
3. Testiranje na stvarnim primjerima
Provjerite cijeli postupak koji zaposlenici trebaju obaviti: od upita kupca i ponude do isporuke i računa. Testirajte i iznimke, poput povrata robe, djelomične isporuke ili promjene narudžbe.
Probleme je lakše ispraviti u testnom okruženju nego usred radnog dana, kada kupac čeka dokument ili isporuku.
4. Edukacija zaposlenika
Zaposlenici trebaju uvježbati zadatke koje će obavljati u sustavu. Prodaji su potrebni njezini postupci, skladištu njegovi, a voditelju pregled podataka i izvještaja.
Kratke upute za najčešće zadatke mogu pomoći i nakon edukacije, osobito tijekom prvih tjedana rada.
5. Početak rada i podrška
Prije prelaska dogovorite datum početka rada, odgovornosti za završni prijenos podataka i način prijavljivanja poteškoća.
Nakon pokretanja pratite kako se sustav koristi i gdje su potrebna dodatna objašnjenja ili dorade. Projekt treba imati jasan završetak i kriterije prihvaćanja, a daljnju podršku i razvoj dogovorite zasebno.
Više o tijeku i rokovima pročitajte u tekstu Odoo implementacija u Hrvatskoj: kako izgleda proces i koliko traje.
Kako planirati proračun za implementaciju ERP rješenja?
Prije prelaska dogovorite datum početka rada, odgovornosti za završni prijenos podataka i način prijavljivanja poteškoća.
Nakon pokretanja pratite kako se sustav koristi i gdje su potrebna dodatna objašnjenja ili dorade. Projekt treba imati jasan završetak i kriterije prihvaćanja, a daljnju podršku i razvoj dogovorite zasebno.
Više o tijeku i rokovima pročitajte u tekstu Odoo implementacija u Hrvatskoj: kako izgleda proces i koliko traje.
Kako planirati proračun za implementaciju ERP rješenja?
Uz cijenu licence, pri planiranju uzmite u obzir analizu, postavljanje sustava, prijenos podataka, integracije, eventualne prilagodbe, edukaciju i podršku.
Računajte i na vrijeme vlastitih zaposlenika. Netko treba provjeriti podatke, odgovoriti na pitanja i testirati dogovorene postupke.
Prije početka jasno utvrdite što ponuda uključuje, što se dodatno naplaćuje i kako se odobravaju naknadni zahtjevi. Više o strukturi troškova objašnjavamo u blogu Koliko košta uvođenje Odooa u Hrvatskoj.
Što pripremiti za prvi razgovor?
Za početak pripremite popis programa koje koristite, okviran broj budućih korisnika i nekoliko primjera poslova koji vam oduzimaju previše vremena. Dodajte što želite prvo riješiti te imate li zadani rok ili okvirni proračun.
Ne morate unaprijed znati koje vam aplikacije trebaju. Važno je da možete objasniti kako radite i gdje nastaju teškoće.
Razmišljate o uvođenju Odooa? Javite se ProgRAM timu kako bismo razgovarali o vašim procesima i odredili odakle ima smisla krenuti.
-