Računi su uredno evidentirani, računovođa ima potrebne dokumente, ali prodaja i dalje zove skladište kako bi provjerila ima li robe. Narudžbe dobavljačima vode se u zasebnoj tablici, a vlasnik za pregled poslovanja prikuplja informacije od nekoliko zaposlenika.
Ako prepoznajete takvu situaciju, možda se i vi pitate: ERP ili računovodstveni program — što treba našoj tvrtki?
Odgovor ovisi o tome koje poslove želite obuhvatiti i koliko su oni danas povezani. Računovodstvo može biti dio ERP sustava, a računovodstveni program može imati dodatne module i integracije. Zato pri odabiru treba pogledati kako konkretno rješenje podržava vaš svakodnevni rad.
Koja je razlika između ERP-a i računovodstvenog programa?
Računovodstveni program prvenstveno je namijenjen financijskim i knjigovodstvenim poslovima: obradi dokumenata, knjiženjima, praćenju potraživanja i obveza te izvještavanju. Točan opseg ovisi o programu i ugovorenim funkcionalnostima.
ERP sustav povezuje širi krug poslovnih procesa. Uz financije, može obuhvatiti prodaju, nabavu, skladište, projekte, proizvodnju ili druge poslove koji su tvrtki potrebni.
Najvažnija razlika vidi se u protoku podataka. Kada su poslovi povezani, podaci iz jednog koraka mogu se koristiti u sljedećem, uz odgovarajuće provjere i odobrenja.
| Pitanje pri odabiru | Što treba provjeriti |
|---|---|
| Trebate urediti račune, knjiženja i financijske izvještaje? | Pokriva li računovodstveni program sve potrebne postupke? |
| Trebate povezati narudžbe, nabavu, skladište i račune? | Omogućuje li rješenje zajednički tijek rada između tih poslova? |
| Već koristite više programa? | Mogu li se pouzdano povezati i tko održava tu vezu? |
| Planirate širenje poslovanja? | Može li sustav podržati nove procese i koliki su troškovi proširenja? |
Primjer iz poslovanja: od narudžbe do računa
Zamislimo trgovačku tvrtku s dvanaest zaposlenika. Prodaja zaprima narudžbe e-poštom, skladište vodi svoju tablicu, a računovođa dobiva dokumente za obradu.
Kupac naruči deset komada proizvoda. Prodavač provjerava stanje sa skladištarem, prepisuje podatke u narudžbu i šalje ih kolegi koji priprema isporuku. Ako nedostaje robe, nabava zasebno kontaktira dobavljača.
Svaki zaposlenik može dobro obavljati svoj posao, ali između pojedinih koraka ostaje mnogo ručnog rada. Promjena količine ili adrese kupca mora se prenijeti svima koji sudjeluju u postupku.
U povezanom sustavu narudžba, raspoloživost robe, isporuka i račun mogu se pratiti kroz dogovoreni tijek rada. Zaposlenici pristupaju informacijama koje su im potrebne, prema svojim ovlastima.
Koliko će se koraka automatizirati, a gdje će ostati ljudska provjera, određuje se tijekom pripreme i postavljanja sustava.
Kada računovodstveni program može biti dovoljan?
Ako imate jednostavne procese, malen broj dokumenata i dobar pregled poslovanja, postojeći program možda već zadovoljava vaše potrebe.
Primjerice, mala uslužna tvrtka bez skladišta može uredno voditi posao uz računovodstveni program i nekoliko dobro povezanih alata. Ako nema ponovnog unosa, izgubljenih informacija ili dugotrajnog usklađivanja podataka, prelazak na ERP možda nije prioritet.
Prije odluke provjerite i mogućnosti programa koji već koristite. Možda ima funkcionalnosti ili povezivanja koja još niste iskoristili.
Kada vrijedi razmotriti ERP sustav?
ERP vrijedi razmotriti kada teškoće prelaze granice računovodstva.
U našoj trgovačkoj tvrtki računi mogu biti potpuno uredni, a da se istodobno događaju problemi s narudžbama i zalihama. Zato promjena samo računovodstvenog programa možda neće riješiti ono što zaposlenicima oduzima najviše vremena.
Obratite pozornost na situacije u kojima:
- iste podatke upisujete u nekoliko programa;
-
- zaposlenici rade s različitim verzijama tablica;
-
- prodaja teško provjerava raspoloživost robe;
-
- informacije o promjenama narudžbe kasne;
-
- pregled poslovanja zahtijeva ručno spajanje podataka.
Veličina tvrtke pritom nije jedini kriterij. I mala tvrtka može imati složene procese, dok veća organizacija neke poslove može voditi vrlo jednostavno.
Kako se Odoo uklapa u takav način rada?
Odoo je primjer modularnog ERP sustava kojim se mogu povezati različiti dijelovi poslovanja. Koje će funkcionalnosti biti dostupne i kako će raditi zajedno, ovisi o odabranom izdanju, aplikacijama, postavkama i eventualnim prilagodbama.
Naša trgovačka tvrtka može prvo razmotriti povezivanje prodaje, nabave i skladišta. Zatim treba dogovoriti kako će dokumenti i podaci dolaziti do računovodstva.
Ne morate odmah uvoditi sve funkcionalnosti. Korisnije je odrediti gdje nastaje najveći zastoj i koji bi povezani postupak prvo donio poboljšanje.
Što pripremiti prije takvog projekta pročitajte u tekstu Implementacija ERP programa: što trebate znati prije uvođenja.
Možete li zadržati postojeći računovodstveni program?
Povezivanje ERP-a s postojećim računovodstvenim programom može biti opcija ako sustavi omogućuju odgovarajuću razmjenu podataka.
Prije odluke uključite računovođu i tim za implementaciju. Treba utvrditi koji će sustav voditi pojedine podatke, što se prenosi, koliko često i tko provjerava je li prijenos uspješan.
Za Odoo treba provjeriti konkretno ponuđeno rješenje za hrvatsko poslovanje: lokalizaciju, potrebne dokumente, izvještaje i povezivanja. Sama dostupnost računovodstvene aplikacije ne govori pokriva li ona sve potrebe određene tvrtke.
Kako usporediti troškove i očekivane koristi?
Uz licencu, usporedite troškove postavljanja, prijenosa podataka, povezivanja, edukacije i podrške. Uračunajte i vrijeme zaposlenika koji će sudjelovati u projektu.
U našoj tvrtki korisno je izmjeriti koliko vremena odlazi na prepisivanje narudžbi, provjeravanje zaliha i ispravljanje pogrešaka. Tako dobivate osnovu za procjenu koristi i kasniju provjeru rezultata.
Oslobođeno vrijeme može se iskoristiti za druge zadatke, ali ono samo po sebi ne znači jednak iznos novčane uštede.
Više o stavkama koje treba uzeti u obzir donosimo u blogu Koliko košta uvođenje Odooa u Hrvatskoj.
ERP ili računovodstveni program: krenite od svojih procesa
Zapišite tri posla koja vam danas oduzimaju najviše vremena. Provjerite nastaje li problem unutar jednog programa ili pri prijenosu informacija između ljudi i odjela.
Ako su teškoće uglavnom vezane uz knjigovodstvene zadatke, prvo istražite računovodstveno rješenje. Ako zapinje povezivanje prodaje, nabave, skladišta i financija, ima smisla razmotriti ERP ili bolju integraciju postojećih alata.
Niste sigurni odakle krenuti? Javite se ProgRAM timu i opišite kako sada radite, koje programe koristite i gdje najčešće nastaju zastoji.